Microsoft Office es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh,[1] más tarde seguido por una versión para Windows, en 1990.[2] La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además, una versión "Pro" (profesional) de Office incluía Microsoft Access y Schedule Plus. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma más estrecha con características compartidas, como un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de línea de negocios, bajo la marca de Office Business Applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA por sus siglas en inglés).
La suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como 97-2003 o 98-2004. En los años 2007 y 2008, con la introducción de Office 2007 y Office 2008, se creó un nuevo grupo de formatos denominados Office Open XML (docx, xlsx, pptx), los cuales se mantienen en las más recientes versiones de la suite, Office 2010 y Office 2011 para Mac.
De acuerdo con Forrester Research, a junio de 2009 las diferentes versiones de Microsoft Office son usadas por más del 80% de las empresas alrededor del mundo. Un análisis afirmó que las versiones de Office 2007/Office 2008 ocupaban entonces el 80% de las instalaciones. Actualmente, el paquete ofimático de Microsoft afronta una fuerte competencia por parte OpenOffice.org, LibreOffice, IBM Lotus Symphony, Google Docs y iWork.
Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos en la actualidad. Casi no existe persona con computadora, que no lo tenga. Es que la gracia de Word, está en lo fácil, de su uso. Esto se debe, ya que no se necesita ser un experto en informática, para ocuparlo. Ya que todos sus comandos, son bastante amigables. La mayoría de estos, se les llama editores (WYSIWYG). Como por ejemplo, los de formato, para escribir con la letra y tamaño deseado, entre otras aplicaciones. Asimismo, el de ortografía. Uno de los más queridos por el público. Ya que si alguien, no es un experto en la lengua, podrá ser asistido por el corrector de gramática de Word. Eso sí, no hay que confiarse de sobremanera con éste editor de Word. Ya que en variadas ocasiones, termina fallando. Y es que, es muy difícil que un solo programa, como Word, maneje a la perfección, la cantidad de idiomas que posee.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que
conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y
texto en color rojo.
Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos
cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones.
La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos más adelante.
La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra
se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos
más importantes y los que el usuario va utilizando.
En Word2007 la pestaña Inicio se
encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes
al Portapapeles, Fuente
(tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo
(alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto,
reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada parte de
las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso
rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de
utilizar las herramientas. Ya no existe el menú que al hacer clic, abre una
lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos de acceso
rápido.
Power Point
Es la
herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles
hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de
forma visual y atractiva.
Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza
como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer
resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para
presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para
presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer
información de forma visual y agradable para captar la atención del
interlocutor.
Con PowerPoint podemos
crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de
herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo
podemos controlar el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar
gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.
También podemos insertar efectos animados,
películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso
insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para
su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.
Para empezar veremos la forma de arrancar el
programa y cuáles son los elementos básicos de
PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el
entorno.
Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué
sirven. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear
presentaciones en el siguiente tema.
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos.
Ahora conoceremos los nombres de los diferentes
elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del
curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Excel
Es uno de los productos estrellas de Microsoft Office. Excel, no es más
que una hoja de cálculo, la cual contiene aproximadamente 65.000 líneas, 256
hojas por carpeta y 256 columnas. Lo que realiza esta hoja de cálculo, o sea
Excel, son ejercicios aritméticos. Como por ejemplo, balances, cálculos de
calificaciones escolares o universitarias y todo aquello similar a estos
procedimientos. Esta hoja de cálculo, se desarrollo originalmente para los
Macintosh. Por lo que al momento en que Bill Gates se separa de IBM, traslada
aquel producto a lo que se convertiría Microsoft Windows. La primera hoja de
cálculo de Microsoft se llamó Multiplan, con la cual se quería competir contra
Lotus. Esto ocurrió en el año 1982. Posteriormente en 1985, nace Excel. También
para competir contra Lotus. Eso sí, no hay que olvidar, como comentamos
anteriormente, que Excel fue originalmente diseñado, para trabajar con la
gráfica de Macintosh.
Al iniciar Excel aparece una pantalla
inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
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Básico. Conceptos de Excel
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Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza
Excel.
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te
aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.
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Libro de trabajo
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Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es
decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de
trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro
de trabajo con el nombre provisional de Libro1.
Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la
parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número
del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión.
Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente
Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia
para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso
significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en
principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y
255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma
Hoja1, Hoja2..
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Hoja de cálculo
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La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de
hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten
realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas
y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas
verticalmente. Cada columna se nombra
por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la
selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que
pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si
observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado
anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado
para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda
activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila
activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de
Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas
que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo,
ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante
veremos las distintas formas de definir un rango.
ACCESS
Los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo
se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda,
por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos
todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el
siguiente tema.
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Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que
se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
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